1．采购：行政仓库保管员应根据教育教学工作的需要和库存物资的情况，填写
办公用品采购申请单送交部门主任，分管校长审批后交采购人员购置。
2．验收：采购人员购回物品后，必须连同发票交行政仓库保管员验收入库,保管
员在核对发票与货物相符后,登记入账,保管员和采购人员分别在发票上签字,然后采购人员将发票交总务主任，分管校长签字后送会计室核实，出纳凭据报销。
3．保管：
(1) 行政仓库保管员在办公用品验收入库时，应做到定橱定位，并及时登记各种物品明细帐，在物品分类卡片上及时增加库存数量。
(2) 行政仓库保管员对所保管的物品应经常核对，做到物卡相符，帐卡相符，对容易发生霉烂、锈蚀、虫蛀的物品应妥加保管，确保物品的安全完好。
(3) 行政仓库保管员所保管的办公用品，应定期进行盘点，并填写盘盈盘亏表一式三份，一份自存，一份送分管校长审核后交校产管理员留存，一份交总务主任留存。对盘盈盘亏的结果要进行分析，并在物品的分类卡片上作调整。
4．领用：
(1) 教职工领用办公用品必须在领用本上写明领用日期、品名和数量、用途。仓库保管员应根据个人填写的领用单要求发放办公用品，及时在物品分类卡片上减少库存数量并登记在个人领用账户上。
(2) 部门或年级组、教研组领用集体办公用品时，由部门负责人或年级组长、教研组长直接到行政仓库办理领用手续，仓库保管员应根据部门、年级组、教研组填写的领用卡数量发放办公用品，及时在物品分类卡片上减少库存数量，登记在部门领用账户上。
(3) 非教学常规所用的物品领用，必须提出领用申请由教导处、总务处批准后，总务处开领用单，教职工凭领用单到行政仓库办理领用手续，并记入个人物品领用账户。
(4) 零件物品和维修用物品的领用，由总务处专管人员根据用料实需到行政仓库办理领用手续，不必记入个人物品领用账户。
(5) 如遇特殊情况购回的物品需直接领用，必须征得分管校长同意，并在二天内补办入库、领用手续。
(6) 行政仓库的物品入库、领用实行手工记账、微机记账同步进行，使部门负责人、学校领导及时了解教职工领用物品情况。